Deutsches Institut für Jugendhilfe und Familienrecht e. V. (DIJuF)
Poststraße 17
69115 Heidelberg
institut@dijuf.de

Es werden personenbezogene Daten der Teilnehmer:innen der Veranstaltung erhoben, die online oder in Präsenz teilnehmen. Sie werden zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung sowie zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des DIJuF verarbeitet.

Wenn Sie sich zu einer Veranstaltung anmelden, werden Ihre Identität (zB Name), Ihre Kontaktdaten (zB Anschrift, E-Mail-Adresse) und die Veranstaltung, an der Sie teilnehmen möchten, erhoben. Weiterhin werden die Organisation, für die Sie tätig sind, und eine Rechnungsanschrift erhoben. Wenn Sie unter „Besondere Wünsche“ weitere personenbezogene Daten eingeben, so werden diese ebenfalls im Zuge der Anmeldung erhoben. Diese Daten werden zur Durchführung der Veranstaltung, einschließlich ihrer Vor- und Nachbereitung, verarbeitet. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ist durch die Erfüllung eines Vertrags begründet (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), der mit Ihrer Anmeldung und Ihrer Einwilligung in die Teilnahmebedingungen zustande kommt. Gegenstand des Vertrags ist Ihre Teilnahme an der Veranstaltung.

Aus organisatorischen Gründen legen wir Ihre Teilnehmerdaten wie Name, Dienstadresse bzw. angegebene Anschrift und E-Mail-Adresse den Referent:innen der Veranstaltung offen, damit sich die Referent:innen gezielter vorbereiten und die Veranstaltung nach Ihrem Interesse ausrichten können. Zusätzlich erfolgt eine Übermittlung Ihrer Daten an Tagungshäuser, Hotels und in den Ausschreibungen jeweils genannte Kooperationspartner. Die Übermittlung Ihrer Daten an benannte Dritte dient der organisatorischen Vorbereitung und ist durch Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) begründet.

Für Zwecke der Vernetzung legen wir Ihre Teilnehmerdaten wie Name, Dienstadresse bzw. angegebene Anschrift und E-Mail-Adresse allen Teilnehmer:innen in Form einer Teilnehmerliste offen. Wenn Sie damit nicht einverstanden sind, geben Sie uns bitte bei Ihrer Anmeldung Bescheid.

Für die Durchführung der Veranstaltung wird ein System von Zoom Video Communications, Inc. (San José, Kalifornien, USA) eingesetzt. Das DIJuF setzt über ZOOM ein Meeting auf, für das eine Registrierung seitens der Teilnehmer:innen, d.h. das Anlegen eines ZOOM Kontos bzw. die Anmeldung bei einem bestehenden ZOOM Konto, nicht notwendig ist. Die Teilnehmer:innen sind lediglich in dem Meeting anwesend. Das DIJuF überträgt keine Teilnehmerdaten an ZOOM. Von den Betroffenen werden die folgenden Datenkategorien bei Teilnahme sichtbar: Identifikation (soweit angegeben), Teilnahmestatus (z.B. tatsächliche Teilnahme), Erscheinungsbild (soweit aus Aufnahme bei Videokonferenz erkennbar), Stimme (soweit aus Sprachbeiträgen in der Videokonferenz hörbar), inhaltliche Äußerungen (aus Sprach-, Text- und Bildbeiträgen) und Teilnahmezeiten (z.B. Beginn und Ende).

Es finden Datenverarbeitungen statt, über die Zoom in seiner Datenschutzerklärung informiert. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist eine abgegebene Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit sie beim verwendeten Videokonferenzsystem abgegeben wird, ansonsten das berechtigte Interesse der Teilnehmer:innen, das darin besteht, online statt in Präsenz an der Veranstaltung teilnehmen zu können. Die Bereitstellung der Daten ist erforderlich, wenn die Teilnahme an der Veranstaltung mittels Videokonferenzsystem stattfinden soll. Bei Nichtbereitstellung kann nicht teilgenommen werden.

ZOOM verarbeitet die Bild- und Tondaten in der Europäischen Union. Andere Teilnehmerdaten können in die USA übermittelt werden, und generell kann es Zugriff aus den USA auf die personenbezogenen Daten geben. Für die USA gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Union (Art. 45 DSGVO). Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung bildet die Einwilligung bei Aufnahme der Nutzung des Systems gegenüber Zoom Video Communications, Inc. (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). In diesem Zusammenhang wird auf dessen Datenschutzerklärung verwiesen: explore.zoom.us/de/privacy/

Während der Veranstaltung wird fotografiert. Aufgenommene Fotos werden für die Öffentlichkeitsarbeit des DIJuF genutzt. Wenn Sie nicht aufgenommen werden möchten und Bilder von Ihnen nicht verwendet werden sollen, teilen Sie uns dies bitte bei der Anmeldung zur Veranstaltung vor Ort mit.

Findet die Veranstaltung hybrid statt, d.h. wird sie live per ZOOM Video Communications, Inc. übertragen, aber nicht aufgezeichnet, können die in Präsenz Teilnehmende bei Wortbeiträgen in Ton und Bild an die Teilnehmenden per ZOOM übermittelt werden. Von den Betroffenen werden dabei die folgenden Datenkategorien verarbeitet: Erscheinungsbild (soweit aus Aufnahme bei Videokonferenz erkennbar), Stimme und inhaltliche Äußerungen (soweit aus Wortbeiträgen in der Videokonferenz hörbar), Aufenthaltsort (am Veranstaltungsort) und Teilnahmezeiten (soweit aus Aufnahmen erkennbar).

Weitere Datenübermittlungen an Dritte können durch Auftragsverarbeitung vorgenommen werden (Art. 28 DSGVO). Der Verantwortliche wählt seine Auftragsverarbeiter sorgfältig aus. Sie müssen nachweislich hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen erfolgen und der Schutz der Rechte der Betroffenen gewährleistet ist.

Ihre bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung angegebenen Daten werden drei Jahre lang aufbewahrt, sofern es sich nicht um Daten zur Abrechnung handelt, die zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Nach dem Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht.

Die Daten der nicht registrierten Teilnehmer:innen per ZOOM sowie alle im Zuge der Durchführung einer Online-Veranstaltung angefallenen Daten werden einen Tag nach dem Ende der Veranstaltung gelöscht. Von den Löschungen nicht betroffenen sind Daten außerhalb des Systems Zoom, die zur Erfüllung des Zwecks der Veranstaltung benötigt werden.

Die Löschung der Daten, die für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit erhoben werden, das heißt erstellte Bildaufnahmen bei der Veranstaltung, erfolgt mit dem Ende der Nutzung für diesen Zweck. Bei der Veröffentlichung in sozialen Medien kann eine Löschung unmöglich sein.

Soweit es gesetzliche Vorschriften gestatten, haben Sie gegenüber uns die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15–21 DSGVO): Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Mitteilung, Übertragung, Widerspruch. Bitte kontaktieren Sie uns schriftlich oder per E-Mail, um Ihre vorgenannten Rechte auszuüben. Das gilt auch für den Widerruf einer Einwilligung, die Sie uns gegenüber erteilt haben.

Sie haben das Recht, sich über unsere Verarbeitung Ihrer Daten bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Stuttgart.

Sie können sich mit Fragen und Beschwerden zur Datenverarbeitung an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, der auf Wunsch Ihre Anfrage vertraulich behandelt:

Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Ansprechpartner: RA Dr. Norman-Alexander Leu
Heinrich-Hoffmann-Straße 3
60528 Frankfurt am Main
Tel.: 069 348731 - 880
E-Mail: datenschutz@kanzlei-leu.de
Web: www.kanzlei-leu.de